Incasso

Wordt een nieuw incassanten-ID bij bijvoorbeeld een nieuw contract of fusie ook automatisch gedeeld met LRP of Hagru?

Nee, deze wordt niet automatisch gedeeld. De gemeente moet zelf het incassanten-ID in de gebruikte systemen controleren en eventueel aanpassen.

Waar kan ik het overzicht vinden met redenen voor het niet uitvoeren van een incasso?

Kijk hier om de meldingen in te zien of Download het overzicht.

Wanneer is een nieuw of wijziging van mandaat nodig?

Omschrijving	Nieuw mandaat	Melding mandaat	Rabobank	ING	ABNAMRO	FvLB	SEPA Afspraak
Incassanten-ID	Nee, maar gemeente heeft wel een nieuw incassocontract nodig	Bij wijziging				Bij wijziging melding voldoende.	Wel opnemen met reden waarom
Naam incassant	Nee	Bij wijziging				Bij wijziging melding voldoende.	Wel opnemen met reden waarom
Adres en postcode incassant	Nee	Nee
Woonplaats incassant	Nee	Nee
Land incassant	Nee	Nee
IBAN incassant (optioneel)	Nee	Nee
Kenmerk machtiging	Nee	Bij wijziging				Bij wijziging melding voldoende	Wel opnemen met reden waarom (bijv. overname machtiging door ander bedrijf)
Naam debiteur	Bij wijging is nieuw mandaat vereist	Nee	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat
Adres en postcode debiteur	Nee	Nee					Nee, is optioneel veld in SDD-XML
Woonplaats debiteur	Nee	Nee
Land debiteur	Nee	Nee
IBAN debiteur	Nee	Ja
Datum ondertekening	Nvt	Nvt
Periode/jaar opgenomen	Periode/jaar verlopen is een nieuw mandaat vereist	Nee	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat
Bedrag opgenomen in mandaat	Bij wijziging is een nieuw mandaat vereist	Nee	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat
Gebruik 36 maanden	Binnen 36 maanden niet gebruikt, dan is een nieuw mandaat vereist	Nee	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat	Nieuw mandaat	Mandaat vervalt en nieuw mandaat vereist
Datum en reden wijziging		Indien van toepasing gebruiken

Foutmelding in IBANC over structured niet toegestaan

Als in IBANC de melding komt: Alleen het element Unstructured is toegestaan bij de Remittance information. Het element Structured is niet toegestaan ,
dan is het betalingskenmerk gevuld in IBANC. Dit veld moet leeg zijn.

Wanneer kan ik gebruik maken van de incasso-module?

Als u beschikt over een incassocontract (via SKG) en u heeft het certificaat ontvangen dan kunt u incassobestanden (PAIN.008) aanbieden voor de op het contract aangegeven rekening(en).

Welke mogelijkheden heeft de incasso-module?

U heeft de mogelijkheid, mits u beschikt over een certificaat voor incasso, om een incassobestand uit bijvoorbeeld LRP of Scipio in te lezen en ter verwerking aan te bieden. Na controle krijgt u een overzicht van de incasso. U kunt een incassobestand alleen inlezen of verwijderen. Wijzigen is geen optie.
Als een bestand is ingelezen ziet u de status in het overzicht. Zolang deze gelijk is aan Klaargezet kunt u het bestand verwijderen. Op incassodatum –2 (werkdagen) worden om 7.00 uur de desbetreffende bestanden opgepakt en verandert de status in Naar betalingsverkeer . Als de bestanden aangeboden zijn ter verwerking verandert de status in Bijgeschreven . Ze hoeven dan nog niet uitgevoerd te zijn. Dat gebeurt op incassodatum. De inhoud blijft beschikbaar voor opvraag.

Is het doen van een praktijktest verstandig?

SKG adviseert om als proef een praktijktest uit te voeren voordat u de maandelijkse incasso gaat aanbieden. U kunt hierbij denken aan het inrichten van een testfonds en hieraan 1 tot 4 deelnemers te koppelen met een toezegging van een paar euro en betaalwijze incasso. U stemt de test af met deze personen. In verband met de nieuwe aanlevertermijnen (incassodatum minus 2 werkdagen) kunt u bijvoorbeeld als incassodatum aanhouden 22 december. Het bestand moet dan 20 december voor 14.30 uur ter verwerking zijn aangeboden in SKG Online. Als deze test is gelukt zal ook de maandelijkse incasso geen probleem zijn, mits tijdig aangeleverd.

Voor eenmalige incasso's of enkele incasso's willen wij graag gebruik maken van een programma. Welke programma's bieden deze mogelijkheid aan?

Naast LRP en Scipio kunt u denken aan het programma IBANC of SEPABESTAND.

Wanneer moet een incassobestand worden aangeboden in SKG Online?

Wanneer een incassobestand 3 werkdagen vóór de uitvoerdatum in SKG Online wordt aangeboden, zal deze op de gewenste uitvoerdatum worden verwerkt mits deze datum een werkdag is. Wanneer de gewenste uitvoerdatum niet valt op een werkdag, dan wordt het incassobestand door SKG op de eerstvolgende werkdag in behandeling genomen.

Mag ik ZZZ in het incassanten-ID wijzigen?

SKG heeft de controle zo ingesteld dat dit niet gewijzigd mag worden.

Foutmelding over het incassanten-ID en of melding dat de rekening-courant niet is gekoppeld, terwijl dit wel conform mijn contract is?

Als u beschikt over een certificaat en op het contract is de rekening-courant opgenomen dan graag contact opnemen met SKG. Beschikt u nog niet over een certificaat, dan eerst dit afwachten voordat u een bestand gaat inlezen.

Als ik voor meerdere gemeenten bevoegd ben, moet ik dan per gemeente het incassobestand inlezen?

Vóór het inlezen van een incassobestand moet een gemeente worden geselecteerd. Vervolgens kunt u ook voor andere gemeenten inlezen. Per gemeente wordt vervolgens gecontroleerd of het bestand voldoet aan de eisen. Het bestand wordt na het klaarzetten geplaatst bij de desbetreffende gemeente.

Foutmelding bij een incassobestand via LRP: Helaas is er een fout opgetreden bij het inlezen en verwerken van het incassobestand.

Als deze melding komt is het bestand inhoudelijk niet correct voordat we het kunnen inlezen en testen. Het kan zijn dat het incassanten-ID ontbreekt en/of dat het in LRP niet goed is ingevuld. Zorg er voor dat het ID in LRP goed is ingevuld en voer dan de test opnieuw uit.

Bij gebruik IBANC en optie Invoeren op basis van Excel komt bij inlezen van het incassobestand in SKG Online een foutmelding.

Het kan zijn dat door gebruik van een Excelbestand en een mogelijk onjuiste inleesmethode een fout incassobestand wordt gegenereerd. Bij gebruik van Excel is het algemene advies om eerst het het adresboek te actualiseren (importeren) en daarna de mandaten te actualiseren (importeren) en als laatste het incassobestand te importeren.

Wat gebeurt er als het incassanten-ID niet is ingevuld bij de aanmaak van een incassobestand?

U kunt het bestand niet inlezen in SKG Online.

Ik heb een incassobestand aangeboden en krijg de melding "Bestand ok, kan worden klaargezet". Is het nu in orde?

Nee, u moet nog daadwerkelijk op de knop Bestand klaarzetten klikken en dan komt het incassobestand bij SKG binnen ter verwerking.
U hoeft hier niet voor te tekenen.

Kan er verschil zijn tussen het aantal ingediende incasso's en het aantal dat verantwoord wordt op het rekeningafschrift?

Ja, in sommige situaties kan dat. Ons advies is om de totalen in aantal posten en totaalbedrag op het rekeningafschrift te vergelijken met het totaal aantal posten en totaalbedrag dat is ingediend. Per saldo is dit gelijk.

Bij inlezen incassobestand verschijnt de melding: 'Helaas is er een fout opgetreden bij het inlezen... enz.'. Wat gaat er mis?

Het incassobestand wordt bij het inlezen op vele punten gecontroleerd. Als deze melding komt, is er een onverwachte fout geconstateerd bij het uitvoeren van de controles en voldoet het bestand niet aan de eisen. Mogelijke oorzaken kunnen zijn dat bij de IBAN de naam van het gemeentelid staat, of de volgorde van de opbouw van het bestand niet conform is aan de afspraken, of de BIC is verkeerd gevuld.

Het bestand zal inhoudelijk door u moeten worden gecontroleerd en worden gecorrigeerd. Vervolgens kunt u het bestand opnieuw aanbieden.

Veelgestelde vragen